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不动产登记档案分类方法和保管期限探析

发布时间:2019-06-01 13:55所属分类:文史论文浏览:1

摘要:文章探讨了不动产登记档案概念和内容,讨论了按地理位置分类、按年度分类、按登记业务类型分类的具体方法及利弊,分析了各类不动产登记档案的保管期限划分,最终提出了相关建议。 关键词:不动产登记档案,分类方法,保管期限 随着我国不动产统一登记制

  摘要:文章探讨了不动产登记档案概念和内容,讨论了按地理位置分类、按年度分类、按登记业务类型分类的具体方法及利弊,分析了各类不动产登记档案的保管期限划分,最终提出了相关建议。

  关键词:不动产登记档案,分类方法,保管期限

档案分类

  随着我国不动产统一登记制度全面实施,各地不动产登记机构在工作中产生了大量不动产登记档案,相应的档案管理工作亟待规范。笔者以河南省鹤壁市为例,对不动产登记档案(侧重指纸质档案)的分类和保管期限划分进行探讨。

  1不动产登记档案的概念及内容

  1.1不动产登记档案概念

  目前,不动产登记档案尚无明确定义。与不动产登记相关的《物权法》《不动产登记暂行条例》《不动产登记暂行条例实施细则》(以下简称《细则》)等法律法规中,均未出现“不动产登记档案”这一概念,但是有“不动产登记资料”的提法。《细则》第九十四条第一款规定,“不动产登记资料包括:(一)不动产登记簿等不动产登记结果;(二)不动产登记原始资料,包括不动产登记申请书、申请人身份材料、不动产权属来源、登记原因、不动产权籍调查成果等材料以及不动产登记机构审核材料”;该条第三款规定,“不动产登记资料中属于归档范围的,按照相关法律、行政法规的规定进行归档管理,具体办法由国土资源部会同国家档案主管部门另行制定”[1]。

  也就是说,不动产登记资料中属于归档范围的,即不动产登记档案。笔者建议,在国家不动产登记档案管理办法出台之前,不动产登记机构不宜自行制定不动产登记档案归档范围,除了将明显多余的、重复的资料剔除出去外,应将所有不动产登记资料视为不动产登记档案进行管理。需要注意的是,不动产登记档案不仅包括不动产统一登记后形成的登记档案,还应该包括实施不动产统一登记前已经形成的土地、房屋、林权、海域等登记档案,这些档案应移交给职能整合后新成立的不动产登记机构统一保管。

  1.2统一登记前的存量档案与统一登记后的新增档案

  统一登记前形成的登记档案,未移交给不动产登记机构的,由原单位按原管理办法继续保管。移交(或移交复制件)给不动产登记机构的,基本按照原有方式管理,沿用原分类方案和档案号,其保管期限不变,并与统一登记后的新增档案分开存放。统一登记后的不动产登记档案主要包括不动产登记簿和原始登记资料。

  不动产登记簿与原始登记资料既有密切联系又相对独立,它是一套单独的、系统的簿册,一般以电子文件形式保存在不动产登记信息系统中,工作中可随时查阅和登簿,不存在分类问题。原始登记资料一般按登记业务立卷归档,《不动产登记操作规范》19.2.4款规定,“资料立卷宜采用1件1卷的原则,即每办理1件登记所形成的材料立1个卷”[2]。本文所探讨的即是实行不动产统一登记后形成的原始登记资料的分类方法。

  2不动产登记档案的分类

  2.1按不动产地理位置分类

  不动产作为自然物的首要特性即不可移动性,又称为位置固定性。无论不动产的自然状况、权属状况发生怎样的变化,其地理位置始终不变,因此可以按不动产所在的地理位置对不动产登记档案分类。一个不动产登记机构一般负责一个地籍区的不动产登记业务,其不动产登记档案可按“地籍区+地籍子区(或街坊)+宗地+地上定着物”分类。

  采用这一分类方法,可以直接使用不动产单元号的第二至四段代码作为档案号。不动产单元号即不动产的“身份证号”,共有28位,分为4段:第一段表示所在行政区划代码,6位;第二段表示地籍区和地籍子区代码,6位;第三段表示宗地号代码,7位;第四段表示定作物编码,9位。

  如,鹤壁市第2地籍区第5地籍子区,宗地号为8的国有土地使用权宗地上建有一住宅小区,内有多幢住宅楼,其中一幢楼在宗地内的顺序号为16,该幢楼第10户的不动产单元代码为410611002005GB00008F00160010,其中410611为该市行政区代码,对于一个不动产登记机构的档案来说不具有分类意义;002005为地籍区和地籍子区代码,GB00008为宗地代码,F00160010为定着物代码,上述三段代码组合即为该不动产的档案号。

  不动产状况变化后新形成的档案仍使用原档案号,存放在同一位置。采用该分类方法的优点是,档案在库房中也按分类号分区排放,同一地理位置的所有档案均存放在一起,档案管理人员只要熟悉本地区街坊、道路,也就能熟悉馆(室)藏档案,手工检索查档也非常方便快捷,适用于传统的档案管理方式。

  该分类方法的缺点是,不动产会因自然状况、权属状况的变化而产生新的登记档案,因此档案上架排放时需要预留空间,故库房利用率较低。特别是在房屋交易频繁的情况下,房屋类不动产登记档案数量增长较快,且不同地理位置的增速不平均,导致档案架(柜)预留空间有的地方不够用、有的地方用不完,档案库房每隔几年就需要倒架(柜),耗费大量人力物力。

  2.2按档案形成年度分类

  不动产登记档案按业务件立卷,可以以该件业务登簿日期或归档日期确定其所属年度,每一年度下面再按不动产权利类型分小类、编序号。不动产登记业务虽然类型较多、关联关系复杂,但具体到一宗业务却相对简单,从受理到完成登记、资料归档少则三五天、多则十几天,跨年度的登记业务较少,按年度分类操作简便。

  采用该分类方法的优点是,每一年度结束,该年度所形成的档案数量能够确定下来,不会再增加或减少;所占用的存放空间也是确定的,无需预留,这样就提高了库房的利用率、节约了保管成本。缺点是,同一地理位置的、存在关联关系的多件档案会因为年度不同而分散存放,如果需要一次性调阅上述多个档案原件,比较费时费力。但随着档案数字化的快速推进,档案原件调阅率逐步下降,上述缺点可以忽略。

  2.3按不动产登记业务类型分类

  根据《不动产登记操作规范(试行)》,不动产登记业务可分为12种业务类型:(1)集体土地所有权登记;(2)国有建设用地使用权登记;(3)国有建设用地使用权及房屋所有权登记;(4)宅基地使用权及房屋所有权登记;(5)集体建设用地使用权及建筑物、构筑物所有权登记;(6)海域使用权及建筑物、构筑物所有权登记(内陆城市没有此类型);(7)地役权登记;(8)抵押权登记;(9)预告登记;(10)更正登记;(11)异议登记;(12)查封登记。

  每一类编制一个两位数的业务代码,今后有新增的业务类型可随之增加。采用该分类方法的优点是,不同业务类型的不动产登记档案相对集中存放,便于按“主题”查找,同时易于区分保管期限不同的档案。该分类方法的缺点是,不动产登记受理环节为简化程序、方便群众,会将部分关联紧密的不同类型业务合并办理,分类时存在交叉情况。

  3不动产登记档案保管期限的划分

  划分档案保管期限,一是为了节省库房空间,定期把没有保存价值的资料清理出去,为具有保管价值的档案留出位置;二是为了区分馆(室)藏档案的重要程度,让永久类档案享受“优待”。不动产登记档案每年新增数量较多,而库房面积有限,更有必要及时、准确地划分保管期限,优化库存档案质量,为后期的档案鉴定和销毁打好基础。

  3.1依据

  根据《不动产登记资料查询暂行办法》(国土资源部令第80号)第二十七条“已有电子介质,且符合下列情形之一的纸质不动产登记原始资料可以销毁:(一)抵押权登记、地役权登记已经注销且自注销之日起满五年的;(二)查封登记、预告登记、异议登记已经注销且自注销之日起满五年的”[3]的规定,并参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局8号令)第六条“机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种”的要求,笔者认为,不动产登记档案的保管期限也可以定为永久、定期两种,定期的再根据不同情况确定具体年限。

  3.2保管期限

  3.2.1永久类。

  一为不动产登记簿。不动产登记簿是不动产登记工作中极为重要的资料,在不动产登记档案管理工作中也具有极其重要的作用和地位,《不动产登记暂行条例》第十三条规定“不动产登记簿由不动产登记机构永久保存”[4]。二为主权利登记业务类型的原始登记资料。本文2.3段中,(1)至(6)类为不动产主权利业务类型,是不动产权利归属的基础,与之有关的登记档案均为永久保管类。永久类不动产登记档案所对应的登记业务一般为为申请人颁发不动产权证书(注销登记类业务不颁发证书)。3.2.2定期类。分为从权利登记业务类型和特殊登记业务类型的原始登记资料。

  本文2.3段中,(7)(8)类为不动产从权利登记业务类型,(9)(11)(12)类为特殊登记业务类型,上述5类登记业务不改变所有权、使用权等主权利的归属,仅在一定期限内对主权利产生影响,与之有关的登记档案均为定期保管类。定期类不动产登记档案所对应的登记业务一般为为申请人颁发不动产登记证明(注销登记类不颁发证明)。

  (10)类也是特殊登记业务类型,其档案保管期限与其更正前登记档案的保管期限一致。如,其更正前登记档案是永久类,则该更正登记档案也为永久类;其更正前登记档案是定期类,则该更正登记档案也为定期类。

  综上,笔者认为:不动产登记档案应按“年度+不动产登记业务类型”分类,合并办理的业务随其中一个类型归类;保管期限不同的档案宜分开存放,即永久类和定期类档案分开存放管理;定期类档案到期后,其纸质档案列入可销毁范围,但在国家不动产登记档案管理办法出台之前,暂不实施销毁。

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