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档案信息化建设内容及具体优化措施

发布时间:2018-02-27 13:50所属分类:经济论文浏览:1

在经济快速发展的今天,信息化已经覆盖了很多范围,档案管理也需要迎合信息化革新的要求,需要积极在档案管理中加入信息化技术,不断提升档案管理的相应效率,促进档案管理的顺利进行,这既是档案管理行业面临的机遇也是挑战,档案管理是存储信息,整理信息

  在经济快速发展的今天,信息化已经覆盖了很多范围,档案管理也需要迎合信息化革新的要求,需要积极在档案管理中加入信息化技术,不断提升档案管理的相应效率,促进档案管理的顺利进行,这既是档案管理行业面临的机遇也是挑战,档案管理是存储信息,整理信息,以及查询信息的重要手段,必须对档案管理进行信息化建设革新,提出具体的优化措施。

  关键词:档案信息化建设,档案管理,体系建设

  一、档案信息化建设的具体内容概述

  1.硬件设施。档案管理信息化建设,首要应从硬件设备等方面进行改革。硬件设施是开展档案管理工作的基本保障,若硬件设施不到位,将会严重影响档案管理的质量。所谓档案管理的硬件设施,主要包含计算机、存储空间、局域网、数据库等,正是这些硬件设施组成档案管理的支撑平台。

  2.服务意识。档案管理人员的服务意识也是档案信息化建设的重要内容。档案管理是推动社会进步、文化发展的重要资源动力,档案管理人员需要具备一定的服务意识,才能够真正做到服务于社会、大众。档案信息化建设中,需要改变传统档案单一、狭隘的管理模式,在深度、广度上要均衡拓展以满足档案管理发展的需求,加强档案管理人员的专业学习,提升理论水平与专业技,从整体上来提高档案管理人员的综合素质,以此来激发档案管理工作的活力。

  3.管理水平。档案管理水平的提升是档案信息化建设内容的重中之重。档案管理水平的提升是信息化建设的重要体现,在科学技术发展迅速的今天,各种高新技术逐渐出现在档案管理中,电子化档案管理模式的实施,是适应经济社会飞速进步的必经之路,同时也对档案管理提出更高的要求。除此之外,档案管理水平提升,还包含档案管理内容的不断拓展创新,档案管理内容不断丰富。提高档案管理工作的管理水平,对社会发展、经济进步等贡献档案管理的价值。

  二、档案信息化建设与档案管理的特征介绍

  1.时效性。在进行档案信息化建设期间,需要掌握档案管理信息化建设与档案管理的基本特征,这样才能达到档案管理水平不断提升的目的。时效性是档案管理的主要特征之一,档案管理中包含很多档案信息,档案信息的采集、管理、归类、存储等属于一种长期模式,管理期限便是最显著的体现。档案管理是将档案信息系统的进行管理,随时提供给需要的部门或者群体,所以档案管理的信息更新需要做到与时俱进,不断升级档案信息管理的时效性特征,为档案管理发展抓住准确的发展机会。

  2.改革性。档案管理中,积极开展信息化建设,是顺应改革推动的行为体现,档案管理具有明显的改革性特征体现,尤其是管理中的每个环节,都会在一定时期内出现一系列的调整归类,这样才能进一步推动档案管理的革新。信息化档案管理建设,对于改革性特点进行了突出显示,其改善了传统档案管理中存在的缺陷,从档案管理的每个步骤进行优化调整,信息的收集、整理、归类、存储等都得到创新。

  3.价值性。价值性是档案信息化建设中的又一特征体现。档案信息化建设中,帮助档案管理拓展了管理信息资源,并且完善了管理结构中存在的不足,建立更大的档案管理数据库,真正实现了档案管理资源的共享,这样就极大程度上激发了档案管理在社会发展中的作用,体现了档案管理的价值。整合档案管理过程中,档案本身就具有非常高的借鉴、参考、存储等价值,信息化建设基础上,进一步提高了档案管理的文化价值、社会价值。将传统单一的档案管理“变活”,成为为社会发展提供信息的“活资源库”。

  三、档案信息化建设与档案管理的优化措施

  1.制定完善的档案管理工作体系。积极完善档案管理工作体系,结合档案管理的实际要求为基础,明确档案管理的主要目标,针对档案管理的具体活动进行详细管理,结合综合评价的方式对档案管理质量进行评价,完善相关规章制度内容,引导档案信息化管理快速进入到工作状态。

  2.加强档案管理的数字化资源共享建设。遵循“存量数字化,增量电子化”的发展策略,信息化档案管理建设期间,数字化资源共享平台的建立,将社会发展需要的参考信息以及数据等,发布在档案管理数据库平台中,便于社会群体或者部门直接查阅。科学合理的数据信息管理编制计划,强化档案管理的监督力度,为档案管理的顺利进行提供了保障。增加档案管理数字化,拓展档案管理数据整理范围,保证档案管理数据资源的多样化。

  3.提高档案管理技术支持与资金保证。信息化建设下,对档案管理技术提出更严格的要求,积极完善档案管理中的技术支持,为其提供更充足的档案管理信息化建设资源,确保档案管理建设系统的稳定发展。同时增强档案管理信息技术基础,强化档案管理中访问权限的设置,提高档案管理信息的安全。完善档案信息化管理中基础设施的建设,建立档案信息化专项预算并对建设资金进行科学管理。

  总而言之,档案信息化建设以及档案管理,都需要从在资金、技术、管理体系、资源共享等方面进行创新,不断增强信息化技术基础,全面提高档案管理的综合水平。

  参考文献:

  [1]王敏.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].中国管理信息化,2017,20(16):181.

  [2]常晓燕.浅析档案信息化建设与档案管理[J].现代国企研究,2017,(12):107.

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  《档案与建设》(月刊)1984年创刊,宣传贯彻党和国家关于档案工作的路线、方针、政策,繁荣档案学术,弘扬档案文化,发掘档案资源,指导档案业务。读者对象主要为档案、文秘及史学工作者。

  

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