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探究海洋档案管理工作的规范化和标准化

发布时间:2019-01-10 15:43所属分类:管理论文浏览:1

【摘要】资料档案管理在整个海洋工程管理工作中都占据着非常重要的地位,其管理质量的好坏对整个工程的施工质量起着很大的影响,所以企业一定要对其引起足够的重视。现如今海洋工程建设项目越来越多,相应的档案资料也就增加了很多,怎样才能将这些档案资料

  【摘要】资料档案管理在整个海洋工程管理工作中都占据着非常重要的地位,其管理质量的好坏对整个工程的施工质量起着很大的影响,所以企业一定要对其引起足够的重视。现如今海洋工程建设项目越来越多,相应的档案资料也就增加了很多,怎样才能将这些档案资料进行准确有效的整理和归档处理,从而更好地确保工程造投产之后可以更加顺利运行,这些都是企业需要认真考虑的问题。本文就海洋档案管理标准化和规范化的意义以及具体措施进行了一定的探讨。

  【关键词】海洋档案,管理工作,规范化,标准化

档案天地

  1引言

  档案资料的管理主要就是对相关数据信息的收集、规范整理,同时还应该充分维护好档案的保密性和安全性,进一步为相关的工作提供相应的支持,当人们需要档案信息的时候,管理人员便可以快速从中调取所需信息,听起来似乎很简单,但其实具有一定的技术要求,只有档案管理人员不断提升管理工作水平,将其逐渐标准化和规范化,才能确保档案管理工作的可持续发展。

  2提高档案管理科学化水平的意义

  2.1是顺应信息化时代的必然要求

  随着社会经济和科学技术的快速发展,各种网络技术和多媒体技术不断应用到人们的生活和工作当中,以往传统的档案管理模式已不再能很好地适应现代社会的实际发展需求。这就要求对海洋工程的档案管理也应该随着社会与科技水平的提升而进行不断地创新与改革,对档案管理载体、形式以及存储方式等多个方面进行创新,只有这样才能使其更加规范、高效以及科学合理。

  2.2是促进档案管理健康有序发展的有效途径

  虽然海洋档案管理工作随着社会的发展也进行了一定的改革,但是就我国目前的情况来看,仍然存在很多的问题,比如信息形式的多变、文件内容增加、存储空间以及存储方式都具有一定的局限性等等,管理人员的技术水平和综合素养也会对档案管理工作产生一定的影响。

  2.3是增强国家文化实力的重要措施

  档案可以对一个个体、企业甚至是国家的发展与成长路程进行很好地见证,其主要包括企业的过去、现在,还可以为将来的发展进行一定的指引。现如今档案的内容不断增加,形式也越来越多。其蕴含了一个国家的文化资源信息,是历史的一个重要载体。只有对其进行最为科学合理的管理,才能更好地确保整个国家的长久发展,是一个国家软实力的象征。

  3海洋档案管理工作的规范化和标准化措施

  3.1提高对工程档案资料整理归档的重要性认识

  就我国目前的情况来看,很多企业在实际管理工作中并没有对档案资料管理工作引起足够的重视。这就需要相关的管理人员一定要针对性地制定相应的规章制度,可以定期为职工组织一定的培训和教育活动,以更好地在员工当中推广档案管理工作的重要性,让所有职工充分意识到档案资料管理工作的价值和意义,同时还应该严格按照相关的规定和要求来对自身的行为进行约束。

  3.2注重对工程档案资料的有效性

  在对海洋工程档案信息整理的过程就是其工程资料形成的一个过程,所以在整理过程中应该充分结合工程的实际施工进度和具体环节来进行。首先,工作人员一定要严格按照设计、施工和报检资料顺序来对工程资料进行存档,该项工作一直要持续到工程竣工验收阶段;其次,还应该对设计和施工环节的试验数据进行有效的收集,并按照试验类别和施工时间来对其进行分类,从而更好地确保资料的真实性;再次,还应该做好会议记录和竣工图标的整理工作以保证资料的多样性和完整性。

  3.3加强工程档案资料的收集规范化建设

  在对海洋档案资料进行管理的过程中,一定要对资料的收集过程进行规范化管理,也更好地确保档案的真实性和完整性,这就需要对工程资料的表格进行详细的填写、收集和整理,并且还应该严格按照管理目录来进行,如果中途遗漏或者是破损还应该及时补齐,同时还应该确保其和工程设计与具体施工情况完全一致,只有做到这些才能有效控制工程的最终建设质量。

  3.4提升档案管理工作人员的规范管理能力

  在档案管理过程中离不开管理人员的有效支持,人员的管理能力直接决定着整个管理质量,所以企业应该再日常工作中采用各种方法不断提升档案管理人员的技术水平,使每一位管理人员都可以熟练掌握相应的管理技巧,及时出现一些异常情况也可以及时进行遏制。

  在具体的档案管理过程中应该注意以下几个方面:一,做好交接工作,特别是对于那些非常重要的档案一定要对交接工作引起足够的重视,这样相关工作人员便可以对工程以前的具体情况有一个充分的了解和掌握;二,如果档案管理人员发生了一定的变动,一定要做好交接工作,只有交接完成之后方可离岗;三,对档案管理工作的标准型和规范性进行重点关注,在实际工作中不断提升自己的能力,严格按照相关标准来是实施操作。单位也应该对员工进行一定的专业知识培训和教育,可以定期组织一定的业务能力竞赛,提升员工的工作积极性。

  3.5实现数字化档案管理

  随着现如今科学技术水平的不断提升,对档案管理工作也提出了更高的要求,逐渐向着虚拟化和数字化方向发展,档案也不再是以往的纸质形式,而是都存储在计算机系统当中,不仅大大减轻了工作人员的劳动量,而且还更加方便了对相关档案信息的查询与管理,在管理过程中只是需要一个足够大的服务器,提升了档案管理效率,减少了对资源的浪费,而且这种数字化的管理模式也比以往的纸质模式更加安全。

  4结语

  总而言之,无论对于个人还是企业甚至是一个国家来说,档案资料管理工作都发挥着十分重要的作用,其为企业和国家的有效运行与发展奠定了更加坚实的基础,是一个国家软实力的体现,档案资料保管是一项专业、严谨的管理工作,需要通过不断的经验总结和技能培训提高企业档案管理的专业化、规范化程度。

  【参考文献】

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  [3]时虹云.文书档案管理工作中存在的问题及对策分析【J].档案天地,2016,(03):53-54.

  [4】李惠勇.浅谈加强档案管理工作的意义与途径[J】.科技视界,2Ol6,(O7):255+267.

  档案类期刊推荐:《档案天地》Archives World(月刊)曾用刊名:河北档案,1993年创刊,是河北省唯一省级档案专业刊物。创办以来,在对档案工作进行宏观管理、微观指导、理论研究、经验交流、公布档案史料等方面发挥了极好的作用,已成为档案系统的喉舌、耳目和联系广大档案工作者的桥梁。

  

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