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数字档案长期存储问题探究及解决方案

发布时间:2019-01-10 15:41所属分类:管理论文浏览:1

【摘要】随着科学技术的进步,电子档案的生产量爆炸式增长加之以往纸质档案数字化的进程不断深入,数字档案长期性存储的问题逐渐突出;就目前的技术发展情况看,单一靠哪一种存储技术是无法绝对稳定安全的,一旦发生数据丢失,后果十分严重。所以,如何实现长

  【摘要】随着科学技术的进步,电子档案的生产量爆炸式增长加之以往纸质档案数字化的进程不断深入,数字档案长期性存储的问题逐渐突出;就目前的技术发展情况看,单一靠哪一种存储技术是无法绝对稳定安全的,一旦发生数据丢失,后果十分严重。所以,如何实现长期存储数字档案,尤其是如何解决当前数字档案长期存储面临的难题,是值得研究的问题。

  【关键词】数字档案,长期存储

中国档案

  1数字档案长期存储面临的问墨

  1.1标准规范的缺失

  首先,储存技术日新月异,新的格式标准和储存介质的技术成果快速发展,使得制定出统一的存储标准和规范困难重重,新技术的创新与发展,会让统一的技术标准变得缺乏时效性。其次,数字档案的存储载体的组成复杂,例如磁盘往往包括:磁片、磁头、控制单元、电源等,各个组成部分的型号,参数都不相同,很难制定统一的标准。

  1.2存储介质问题

  当前数字档案存储介质主要分为:光盘、磁带和磁盘。三者的使用平均寿命分别为:3O~100年,10~30年,34~100年,而且存储介质出现问题的概率还是比较大的。其原因大概分为:第一,存储介质放置的环境和存储介质本身的质量、技术标准。存储介质的保存环境,例如:温湿度、磁场、尘埃、有害气体、光照等都会影响存储介质的稳定性和寿命;另外,存储介质的材质、质量和技术标准等,例如:磁带的带基材料,光盘的盘基材料,磁头,驱动器等也都从根本上决定存储介质的寿命;第二,存储介质的使用过程。使用过程中存在着很多意外性的因素,如磁盘的摔碰、光盘的划伤、不明磁场的干预等;另外,使用频率,使用方法等也对于存储介质的寿命起到很重要的影响。

  1.3存储格式问题

  数字档案与资源所采用的格式多种多样,而其随着技术的发展,新的格式层出不穷,不断取代旧的格式标准。这就给数字资源的长期管理带来很多困难,很多IEt的格式逐渐被淘汰,读取、识别旧格式文件的设备不再生产或者软件不再被使用或者旧的识别软件的运行环境不复存在等;如何实现新旧格式的转换与兼容,如何保存旧格式或设备中的数字信息,将成为档案馆实现数字档案长期存储的障碍。

  1.4管理制度滞后

  通过调研发现,省级综合类档案馆和企业档案馆相关单位基本没有建立起完善的、配套的管理制度。存储介质的质量没有相应的采购标准,新旧格式的转化没有采取相应的措施,设备维护的周期和规范没有明确,没有定期、定标准的检测和保障存储设备的正常运行。这对电子资源的长期存储十分不利,存在着潜在的危险。例如:光盘的维护周期通常为2至3年,不定期检测与维护,其存储质量无法得知和保障,很可能导致一些使用频率比较低的珍贵资源丢失、损坏而且不能被及时的挽回。

  2数字档案长期存储问题的解决对策

  2.1数字档案操作权限分级保证完整性

  为了最大限度的保证数字档案的完整性,尽可能的减小人为误操作引起的数字档案的损失,数字档案的存储系统应设置删除、修改权限为最高权限,仅由部门领导或少数负责人持有,普通的档案管理人员仅仅具有档案写入、添加的权限,避免在此后数字档案的管理期间因人为问题而造成档案的丢失、损坏。另外,如果一些数字档案需要进行更新,并不直接将原档案删除,而是新建相应的档案库和目录与原档案相同归类,以便于相似档案同时可以被检索到,也便于了解到相似档案的演变过程。

  2.2数字档案存储分类

  通过每年的数字档案利用、访问方面的统计,对数字档案进行利用频率和访问频率不同的数字档案进行分类、分介质存储。访问频率、利用频率低的档案可以放在稳定性较突出的存储介质中,相反利用频率和访问频率较高档案可以存储在存取速率高、读取稳定的介质中。对于访问频率特别高的数字档案可以存储在在线存储设备中。这样有利于利用各种存储介质的特质和优点,从而进一步延长相应存储介质的寿命。

  2.3多站点联合信息备份

  地震、洪涝、泥石流等自然灾害对数字档案的损害是致命的,为了预防诸如此类潜在的威胁,建立多个站点或者多个档案部门联合相互进行数字档案的备份是确保数字档案的关键,应当使每份重要的数字档案至少在3个距离相对较远的站点或档案部门进行保存。当某一个档案部门遭受重大损失时,可以从其他保存地获取备份数据从而挽回损失。另外,不同档案部门的存储策略不尽相同,从而可以利用其他档案部门的优点来弥补自己档案长期存储方面的不足。

  2.4基于云存储服务的数字档案存储

  通常所说的云存储是云计算的重要组成部分,是指不在本地而是集中在数量庞大的服务器组成的计算与存储中心,从而解放本地的运算负担,提高存储效率与稳定性、专业性。相对于云服务存储,档案部门常用的存储载体诸如:磁盘、磁带、光盘、优盘等存在容量有限、预期寿命短、故障率高、环境维护不够专业、定期检查成本高等缺点。

  随着信息技术的快速发展和国家政策的大力支持云存储服务得到了快速的普及;其明显的优势是存储专业程度高,由专业技术人员定期备份、检测;存档成本大大降低;存档安全性高这里主要指两方面,第一,云存储的分布式存储架构保障了云存储服务提供了很强的容灾备份能力。第二,数字档案采取高强度密钥进行加密存储。所以,档案部门可以与云存储服务商联合,共同完成数字档案的长期存储任务。同时保障数字档案安全的前提下,更好的为人们提供检索、利用等方面的服务。

  2.5制定完善的数字档案存储的行业标准

  健全数字档案存储方面的行业标准势在必行,因为许多数字档案存储介质、设备、利用、检测、环境等方面标准缺失,使得档案部门为保证数字档案的长期存储投入大量的人力物力,然而收效不理想,各档案部门存储的方法、策略各有特点,潜在的危险也各有不同。国家档案局于2008年颁布《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》对于归档光盘的检测参数、工作环境、检测周期和数据迁移等方面做了规范,有效地保证了档案部门利用光盘存储数字档案的安全性。所以,档案部门必须加快制定统一的行业标准,大力展开数字档案长期存储的标准研究,为档案部门合理使用数字档案存储技术提供依据。

  3结语

  总的来说,解决数字档案长期存储面临的问题需要一个过程,而且随着科学技术的发展,新的问题也会随之诞生。但是,目前档案部门对于数字档案面临的潜在威胁和长期存储的问题依旧没有明确的认识,随着信息化、智能化的发展,数字档案长期存储的探索和努力仍旧继续,档案部门需要更加重视和付出更多的努力来解决当前面临的问题。

  【参考文献】

  [1]张俊山.基于数字社区建设的数字档案长期存储探讨.信息工作研究,2016(1):.8.

  [2】刘德.基于FPGA的档案存储介质转换处理系统的研制.山东轻工业学院学报,2012(26):4.

  [3】周耀林赵跃.基于个人云存储服务的数字存档策略研究,2014(6).

  [4】冯丽伟.电子档案存储技术前期研究.中国档案,2015(1).

  相关期刊推荐:《中国档案杂志》创刊于1951年,本刊为月刊,主编:吴祖泽。国内统一刊号:CN11-3357/G2,国际刊号:ISSN1007-5054。《中国档案杂志》系国家档案局主办的业务指导类期刊,是档案界创刊最早的刊物。自1951年创刊至今,刊物已累计发行2060万册。

  

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