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高速公路项目实施电子档案单轨制的可行性

发布时间:2018-08-24 15:17所属分类:理工论文浏览:1

摘要:自广东省开始建设高速公路以来,档案管理经历了从原始的纯纸质管理,和近10年来的电子、纸质文件同时归档的双套制管理两种模式。纯纸质不便管理和利用,双套制既造成重复归档,浪费大量人力、物力,还制约了无纸化办公和电子政务建设的发展。突破传统

  摘要:自广东省开始建设高速公路以来,档案管理经历了从原始的纯纸质管理,和近10年来的电子、纸质文件同时归档的“双套制”管理两种模式。纯纸质不便管理和利用,“双套制”既造成重复归档,浪费大量人力、物力,还制约了无纸化办公和电子政务建设的发展。突破传统模式,为利用提供便捷快速和安全,已成为档案行业亟需解决的问题。以广东省高速公路项目档案管理为例,展开电子档案“单轨制”可行性分析。

  关键词:高速公路,档案电子,单轨制,可行性分析

电子档案

  0引言

  近年来,大数据时代及“互联网+”工作模式的到来,使档案管理工作受到巨大冲击,信息化管理占据主要地位,但由于各种因素困扰,目前仍未能完全替代传统模式。虽然陆续有机构对档案“单套制”“单轨制”进行研究,但目前仍未有符合国家标准的电子档案“单轨制”。

  2015年,广东省交通运输厅组织有关单位开展的“交通工程项目电子档案标准及系统”研究通过验收,明确部分采用计算机管理的电子文件经系统化整理后可直接成为档案,但最终仍需采用“双套制”模式(纸质与电子并存,采用电子签名的电子文件整理后仍需按要求打印并编制)。

  业界普遍认为纸质档案的原真性、持久性为电子档案所不及,但电子档案的实用性、储容性也是纸质档案所不及。信息技术日益更新的时代,随着国家政策法规保障、技术难点攻关和管理服务创新的发展,逐步实施电子档案“单轨制”将成为未来档案工作的必然趋势。

  1电子档案单轨制的定义

  国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中对单套制、单轨制的定义为:“单套制”是将电子文件管理嵌入到文件形成、运转、管理、利用中;“单轨制”即不再生成纸质档案,从办公系统、业务管理系统中原生的、有保存价值的电子文件,仅以电子方式保存,不再生成纸质档案。电子档案文件的生成、运转全业务流程均采用电子化模式。

  2电子档案单轨制现状背景

  目前,省内高速公路项目普遍采用“双套制”管理。高速公路项目档案种类多、形成复杂、量大、保存周期长,对于档案管理而言,任务是繁重的。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确提出“加快提升电子档案管理。制订和完善信用、交通、医疗等相关领域的电子数据归档和电子档案管理的标准和规范;在有条件的部门开展电子档案单套制、单轨制管理试点”。目前电子档案“单套制”管理已经在上海自贸区开展实践。

  2015年,在上海市档案局指导下,自贸区开展了电子档案“单套制”管理试点,并逐步在自贸区范围内全面推广,取得了良好成效,为提高管理效率和政务建设起到了积极促进作用。此外,珠海市档案局借助广东省首个“全国示范数字档案馆”的创新优势,率先开展电子档案“单套制”“单轨制”试点工作,在线接收了珠海市工商局2016年以前的各类商事登记原生电子档案120余万件,在“单套制”“单轨制”试点层面取得了一定的突破。

  3广东省高速公路项目实施单轨制管理的必要性

  3.1高速公路建设行业的标杆意义

  根据《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中“到2020年,初步实现以信息化为核心的档案管理现代化”发展目标,加快提升电子档案管理水平及加快档案信息资源共享服务平台建设。高速公路项目档案具有种类多、管理分散、利用频繁等特点,建立一套有针对性的电子档案单轨制管理体系和技术支撑平台,将对高速公路项目的运营管理、资源开发等方面产生重大的促进作用。

  3.2广东省在档案管理新模式的创新意义

  电子档案单轨制管理模式的创立,是在国家法制保障下主动创新的结果,着眼解决电子文件归档和电子档案管理的共性问题,对目前省内高速公路项目的传统档案管理具有翻天覆地的创新意义。

  3.3档案管理技术的实践意义

  计算机信息系统在交通建设项目中的广泛使用,产生了大量的电子文件。由于电子档案的长期保存技术措施不到位,档案的安全与有效性难以保证。单轨制的创新应用,将通过创新的管理方式和信息技术,解决“双套制”管理模式弊端,促进无纸化办公和电子档案建设的发展。

  4高速公路项目实施电子档案单轨制的可行性

  (1)“单轨制”管理模式成功实践和可行性。

  前述提到,电子档案“单套制”已经在上海自贸区开展实践,并取得了良好的效果。自贸区电子档案“单套制”的成功实施,为单套制、单轨制电子档案实施提供了经验。

  (2)“单轨制”实施的技术可行性。

  随着信息化技术的发展,档案信息的采集与处理、存储与检索等技术已得到极大的发展。目前,国家已出台部分电子档案技术保障数据标准,如《DA/T47—2009版式电子文件长期保存格式需求》《DA/T48—2009基于XML的电子文件封装规范》《DA/T38—2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范》等对电子档案基础要求进行了明确规范。在实施过程中通过数据加密、数据签名等方式实现安全使用。在技术架构上,采用先进的数据库支持和管理系统,实现档案的分布式存储和高并发访问。

  (3)“单轨制”实施的经济可行性。

  实施电子档案单轨制,减少重复工作、减少纸质档案存储物理空间,大大提高档案工作效率和资源使用。以省内高速公路建设项目为例,100km将产生45万页左右的纸质档案,光纸张费用需要近50万元,还需要建设至少200m2的库房来集中保管,库房内还需配备满足十防要求的各种设施设备,费用是非常可观的。

  5高速公路电子档案单轨制实施架构设想

  (1)建立可操作的前端业务系统单轨制实施规划。

  单轨制档案管理系统的建设,需要对档案来源的各个应用系统进行实施规划。着重解决流转过程中减少纸质文件的介入、保证电子签章的永久效力等问题,实现文件随办随归,档案管理同步嵌入到电子档案的整个周期。

  (2)建立完善的档案管理机制。

  建立电子档案管理办法和实施细则,结合工作实际,提前下达统一要求,严格业务部门在电子文件收集整编和存放、利用等过程管控,规范各项日常操作,确保档案形成的及时性、有效性和规范性。

  (3)配备完善的硬件服务系统。

  采用客户/服务器体系结构的多用户网络环境,与全公司网络相连接,形成一个既相对封闭又紧密联系的局域网支行环境。该环境可分为四个组成部分:计算机设备、输入设备、存储设备、输出设备。

  (4)建立完善的电子档案管理系统。

  主要包括单轨制档案管理系统、单套制档案永久化系统、电子档案信息支撑平台。档案管理系统主要包括数据采集管理、综合检索、安全维护、利用系统等。在业务上覆盖档案类别管理、收集鉴定、编研利用等。档案永久化系统主要包括档案永久性存放的硬件设施和监测设备;档案信息支撑平台主要包括电子档案的服务器环境、热备份环境,大容量文档存储、检索和认证平台。

  6实施电子档案单轨制存在问题及建议

  (1)对传统管理模式的依赖与新模式的冲突。

  长久以来,人们对“双套制”管理产生了强烈依赖,反之又造成了对电子档案的不信任,以致在工作中不愿意全力配合电子档案管理技术的应用。推行“单轨制”管理,首先要扭转观念,真正认识档案工作信息化建设的必要性,在软、硬件的基础建设和规范落实上做好铺设,才能推动单轨制的顺畅实施。

  (2)电子文件归档流程设计不规范,及时性、有效性、规范性不能保证。

  电子文件收集归档工作起于文件形成阶段,实施电子档案单轨制,要求计算机用户必须按照“前端控制”“全程管理”理念,但由于意识及习惯影响,容易造成归档结果的不理想。针对上述可能现象,可通过以下手段规范:一是制订完善的归档制度,编制操作手册,明确流程要求;二是制定专项措施,落实责任,建立面向用户的采集、管理等全过程管控制度,并宣传推广到每一环境;三是建立可执行的监督检查机制,由业务部门实施全过程跟踪和指导。四是加大交底培训,及时规范流程工作。

  (3)电子档案的安全可抗性受质疑。

  计算机网络安全即是电子档案的安全。随着信息交流手段的快速增加和资源共享需求,病毒、黑客,随时都在窥觑电子档案留下的漏洞。做好安全防护是实施电子档案单轨制的必要前提,网络和计算机设备等硬件系统的布置,须充分考虑电子档案系统的安全应急措施管理。同时还需重点加强安全的人为防范。严格执行安全管理规定,把人为因素降到最低。随时记录与系统安全有关的敏感事件,便于及时发现、调查分析及事后追查,为电子档案提供良好的安全运作环境。

  (4)熟悉档案和精通计算机管理的人才欠缺。

  培养既熟悉档案业务工作又精通计算机专业知识的复合型人才是目前档案部门的当务之急。在加强全员计算机知识培训的同时,通过招聘、送出去深造等渠道,培养高、精、尖的电子档案管理应用人才。

  7结语

  目前,真正符合国家标准的电子档案单轨制虽然还处在摸索和试验阶段,但已是未来档案工作的必然趋势,同时还需要长期的改进。树立明确的“档案+大数据”概念,逐渐摆脱档案“信息孤岛”的困扰,在“数据跑路”中定位良好的档案管理工作。

  参考文献:

  [1]梁绍红,占晖.对接服务“互联网+政务”推动档案工作转型发展[J].中国档案,2017(4):17-19.

  [2]朱治军.云计算环境下摆档案馆公共服务探析[J].兰台世界,2015(5):38-39.

  [3]于慧.谈电子档案的保存与利用[J].兰台世界,2008(13):27.

  [4]王正刚,邱凯国,任宁,等.实行电子文件单轨制归档管理的意义及可行性[J].科技成果管理与研究,2017(2):20-24.

  [5]林颖卿.供电企业电子档案单轨制归档可行性探讨[J].城建档案,2017(9):92-93

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