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环境监测站如何有效地开展内部审核

发布时间:2019-09-07所属分类:管理论文浏览:1

摘 要:按照《检验检测机构资质认定评审准则》的要求, 环境监测站需要建立并运行质量体系。内部审核是质量体系运行中必须进行的一项质量管理活动,是保证质量体系有效运行的重要手段。当前,环境监测站只有加强内部质量管理,不断提高业务能力和技术水平,才

  摘 要:按照《检验检测机构资质认定评审准则》的要求, 环境监测站需要建立并运行质量体系。内部审核是质量体系运行中必须进行的一项质量管理活动,是保证质量体系有效运行的重要手段。当前,环境监测站只有加强内部质量管理,不断提高业务能力和技术水平,才能提升核心竞争力,更好地为生态环境保护服务。文章从实施内部审核的过程及环节, 总结常见的问题和需要注意的事项,对有效开展内部审核有一定的借鉴作用。

环境监测站如何有效地开展内部审核

  关键词:质量体系 环境监测 内部审核 有效性

  1 内部审核概述

  按照《检验检测机构资质认定评审准则》[1]的要求,内部审核是环境监测站自行组织的质量体系审核,按照体系管理文件的规定,对质量体系的各个环节组织开展的有计划的、系统的、独立的检查活动。环境监测站应当编制内部审核控制程序,对内部审核工作的计划、筹备、实施、结果报告、不符合工作的纠正、纠正措施及验证等环节进行合理规范[2]。内部审核也称为第一方审核,其目的是通过审核结果评价质量体系运行的质量是否有效、是否持续符合评审准则的要求,是对所策划的体系、过程及其运行的质量体系的充分性、适宜性和有效性进行系统的、定期的审核,保证质量体系的自我完善和持续改进。

  2 内部审核的程序及过程

  按照质量体系内部审核程序开展工作,审核的过程包含:内部审核的策划→编制计划(含实施计划)→设计内部审核检查表→实施内部审核→不符合情况的纠正、验证及对潜在不符合制定预防措施→编制内部审核报告,通报内部审核结果→审核材料归档,审核结束[2]。

  2.1 制定内部审核计划

  内部审核分为例行审核和附加审核,例行审核是计划审核,需要编制内部审核计划,通常每年审核一次。附加审核是如下情况下的审核:(1)出现质量事故或客户投诉; (2)准则、法规、机构、人员、技术设施等发生重大变化;(3) 内部监督发现重大质量问题;(4)第二方或第三方现场评审前等。由质量负责人策划内部审核并制定审核方案,审核应覆盖质量体系所有要素,覆盖与质量体系有关的所有部门、场所及活动[2]。内部审核计划应包含内部审核的目的、审核的时间、审核的要素、审核的范围、审核组的组成、审核依据等。在资质认定现场评审中,经常遇到计划中缺少内部审核的目的、审核的部门、审核的依据等情况,造成计划的不完整、不规范。

  2.2 编制内部审核实施计划

  由内部审核组长编制内部审核实施计划,由质量负责人批准后实施。计划包括审核的具体时间,审核组内部分工,指定审核小组负责人及成员,明确每个小组的审核部门及审核要素。审核人员要经过培训,具有内审员资格,并经最高管理者授权,同时在人力资源允许的情况下,内审员应独立于被审核的工作。在实际工作中,尤其是社会环境监测机构往往只有年度计划,缺少实施计划,造成操作性不强、现场审核效率低,从而影响审核的整体效果,达不到预期的目的。

  2.3 设计内部审核检查表

  内部审核检查表设计质量,是内部审核成功与否的关键。内部审核检查表是指导审核全过程的路线图,是审核系统性和完整性的保障。检查表要涵盖资质认定评审准则中所有的要素,同时结合各岗位和部门的职责分别编制,要突出重点,点、面结合,选出有代表性的样本。根据平时掌握的情况,有针对性地选择审核项目和客观证据,还要注意过程的接口,要有可操作性。内审员设计检查表时应注意:(1)不能将准则条款直接搬到检查表里;(2)不能只列审核项目,忽视审核方法和抽样方案;(3)结合被审核方的主要职能和特点,选择典型的质量问题;(4)要在时间上留有余地。检查表经质量负责人批准后使用;如果部门或岗位的检查表中涉及的要素和职责不全面,那么审核就存在缺陷和漏项,影响内部审核的质量。

  2.4 实施内部审核

  质量负责人召集内部审核相关人员召开首次会议,宣布内部审核实施计划,开始内部审核。内部审核应包含以下4个方面的内容:(1)质量体系文件是否符合评审准则的要求,是否覆盖环境监测站的所有场所和部门;(2)质量体系文件中的各项规定是否得到有效地贯彻,环境监测站的各类质量活动(硬件、软件、人员、报告质量、工作质量等)是否处于受控状态;(3)质量体系的活动和其有关结果是否符合有关标准或文件;(4)运行的质量体系是否能减少、消除和预防质量缺陷产生,一旦出现质量缺陷能否及时发现和迅速纠正,保证体系能自我完善、循续提高,处于良性循环状态。审核是采用抽样的方法,具有一定的风险性,实施审核的过程就是调查取证的过程[3]。内审员采取提问、倾听、观察、记录、验证的方法进行审核,发现问题实时在检查表上记录,现场审核完毕,内审员及被审核部门的负责人均应在检查表上对审核情况予以签字确认。在对环境监测机构检查时,经常发现检查表缺少相关人员的签字,问题描述不够准确,给后续整改带来不便,个别机构甚至两年的检查表信息完全相同,质量体系没有有效运行,内部审核流于形式。

  2.5 不符合情况的纠正、验证及针对潜在不符合制定预防措施

  现场核查结束后,审核小组开具不符合报告,完成观察项及不符合项汇总及分布表。不符合报告要包含以下信息:受审核部门及负责人姓名、审核员姓名和日期、审核依据、不符合事实描述、判断不符合理由、不符合的准则条款、不符合严重程度、建议采取的纠正措施及完成时间、纠正措施完成情况及验证记录 、验证材料。出现下列情况时要开出观察项:(1)证据不充分或欠充分,估计存在问题,需要进一步查实;(2)已经发现问题,但是不构成不符合项,如继续发展可能构成不符合;(3)其他需要提醒的事项。需要防止潜在不符合时,还要制定预防措施,防止可能出现的不符合发生,做好相关记录,保证记录的清晰、完整、客观、准确,形成闭环。实际工作中,有些环境监测站往往忽略这个环节,不够重视,错误地认为发现问题改过来就可以,缺少整改措施及完成、验证情况,甚至有一时解决不了的问题没有整改、未形成闭环,就草草结束审核,存在一定的随意性,也存在做了工作却没有留下痕迹,造成质量记录有遗漏、不完整。

  2.6 编制内部审核报告,召开末次会议,通报审核结果

  内审报告是现场审核后必须编制的重要文件,内审报告应规范化、定量化、具体化。审核组长根据实施内部审核的具体情况,编制内部审核报告,报告应包括:审核的目的、范围、审核的部门、审核依据、审核组成员、不符合项和观察项统计分析、纠正措施和完成情况、对质量体系的评价、审核结论、审核报告的分发清单。召开末次会议,通报内部审核结果。

  2.7 审核材料归档,审核结束

  末次会议后,审核组长把审核的所有材料整理好,交档案室保存。移交的材料包括年度内部审核计划、委派内审员通知书、实施计划表、首/末次会议签到表与会议记录、质量体系审核检查表、内审不符合报告(含验证记录及证明材料)、质量体系审核报告、内审总结报告,办理交接手续,做好交接记录,审核结束。审核的结果输入当年度机构的管理评审。

  3 结语

  内部审核是环境监测站重要的质量活动,是环境监测站对其质量体系的符合性、适宜性和有效性进行的系统的、定期的审核,是一种自我约束、自我诊断、自我完善的活动。通过内部审核,确定质量体系要求的符合及符合程度,发现问题、分析原因,并采取措施解决问题,促进质量体系正常、有效运行,实现质量体系的持续改进。

  参考文献

  [1] 检验检测机构资质认定评审准则(2016版)[S].

  [2] 国家认监委实验室与检测监管部.检验检测机构资质认定评审员教程[M].北京:中国质检出版社,中国标准出版社,2018:177-178.

  [3] 黄敏.浅谈如何提高环境监测站内部审核的有效性[J]. 中国检验检测,2017(5):57-58.

  [4] 李青青.浅议提高实验室管理体系内部审核的有效性 [J].现代测量与实验室管理,2013(1):58-59.

  《环境监测站如何有效地开展内部审核》来源:《科技资讯》2018年10期,作者:朱玉丽。

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