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房建档案信息化管理探析

发布时间:2018-08-10 15:01所属分类:管理论文浏览:1

摘要:随着科学技术的发展,电子档案在很大程度上已经替代了纸质档案,方便了查阅和检索。文章对房建工程档案信息化管理中存在的问题进行了总结,并提出了相应的对策,从而更好的提高房屋建筑档案信息化管理的效率。 关键词:房建工程,档案,信息化管理 一、

  摘要:随着科学技术的发展,电子档案在很大程度上已经替代了纸质档案,方便了查阅和检索。文章对房建工程档案信息化管理中存在的问题进行了总结,并提出了相应的对策,从而更好的提高房屋建筑档案信息化管理的效率。

  关键词:房建工程,档案,信息化管理

档案信息化管理

  一、当前档案信息化管理工作中存在的问题

  在很长时间以来纸质档案由于具备能够长期保存、无法更改、具有稳定性、内容真实等一系列的优势,再加上人们的传统思维模式都认为眼见为实,所以很多人都认为与电子档案相比,纸质档案具有更高的安全性和可靠性,而且还具备无法替代的凭证的功能。不过在计算机技术高速发展的同时,目前电子档案具有越来越高的安全系数,而且逐渐的融入了传统的纸质档案的一系列的优势和热点,除了具有无法更改的特点之外,还具有较小的存储密度,能够使档案工作人员的工作效率变得更高,并且减少了档案工作的强度,具有更高的共享性。

  然而因为受到传统思维定式的影响,现在很多人都无法完全接受电子档案管理。现在有越来越多的住房管理中心,在档案管理工作中开始广泛地应用计算机系统,然而这些系统大部分只是用于检索和管理档案目录,而并没有真正发挥其应用作用。还有一些单位的计算机管理尽管涉及到了一些关于档案原文的工作,然而无法将特殊格式档案和图片档案的检索服务提供出来,从某种程度上来说这些档案管理系统仅仅属于纸质档案的一种辅助,虽然其使得档案工管理工作得到了优化,然而并未能真正使传统档案管理工作中存在的问题得到有效解决。

  档案利用者虽然能够利用计算机系统将各种电子档案的位置查找出来,然而还是要在档案管理部门首先进行借阅档案的相关手续的办理,而且一旦一个人或者一个单位将档案借走,那么其他人或者其他单位就不能够再借,这样就无法实现档案管理的共享性。

  档案管理人员通过传统的计算机管理系统开展档案管理工作,首先要利用人工操作的传统方式将目录制作出来,随后再采用人工的方式在电脑中输入,同时打印出来。如果一旦需要利用档案文件,这时候就需要在库房中进行调取,这样不但未能将计算机管理的方便性体现出来,还加大了档案管理工作的工作量,所以现在很多档案管理人员并不重视计算机档案管理。

  二、房建档案信息化管理的几点对策

  (一)持续深化档案管理人员自身的素质水平

  1.持续深化档案管理人员的政治素质修养

  作为信息化环境下的档案工作者,必须在日常档案管理工作中具有较高的职业道德操守,在档案管理工作中充分考虑其政治性,始终以国家利益高于一切为前提,切实提高自身的责任感;不仅要注重自身职业技能强化,而且还要兢兢业业、勤勤恳恳,才能更好地在信息环境下促进档案管理工作的开展。

  尤其是在电子档案信息安全方面存在的问题,不仅对档案管理人员的政治素质提出要求,而且对档案管理人员的职业道德水平提出更高要求,所以档案管理人员应不断强化自身安全意识,在档案工作中注重安全防范措施的应用,从而更好地促进自身政治素质修养的提升。

  2.持续深化档案管理工作的严谨工作作风

  在档案管理工作中,应始终保持严谨的工作作风,并在实际工作中持续深化。在当前大量纸质档案需要转换成数字化档案的今天,档案工作应用了大量的信息化技术,较传统纸质档案整编显得繁琐、细致、全面而高效,这就要求档案管理人员在档案工作中更好地掌握各项档案技能,务必保持严谨的工作作风,更加地耐心和细致,才能更好地促进现代档案管理工作效能的提升和优化。

  3.持续深化档案管理人员的业务技能水平

  业务技能水平的高低将直接关系档案管理工作的成效。所以为了持续提升档案管理人员的业务技能水平,就需要我们在这一工作中切实加强有关档案学理论知识、政治学、自然科学、社会科学和业务知识等学习,掌握有关计算机技术和档案软件的使用,熟练操作信息化设备,并树立终身学习理念,致力于继续教育和学习,始终以学以致用为基本指导,才能更好地促进业务知识技术的提升,最终满足现代档案信息化管理的需要。

  (二)持续深化档案信息化管理法制的措施

  在房屋建筑档案信息化管理的过程中,必须得到法律和制度的支持。所以需要进一步建立健全电子档案的法律法规和制度,在电子档案工作中严格按照这些法律和制度开展工作,并为此采取相应的措施,确保档案信息的安全性;持续完善档案监管制度,最终加快档案信息化管理的法制化进程。

  (三)持续深化档案管理系统的安全防御能力

  为了确保档案管理系自身的安全防御能力得到优化和完善,就需要对电子文件生成到利用的全过程进行有效管控,切实做好访问权限的设置,预防系统被非法登录。同时还要对用户的使用情况进行分析和总结,从而更好地弥补系统存在的安全漏洞,促进系统自身防御能力的提升和优化。

  (四)持续深化档案开发利用的人力资源保障

  21世纪的竞争就是人才的竞争。所以作为有关单位和企业应加强对档案管理人员的储备,切实做好人力资源的保障,致力于传统档案管理理念的转变,在整个工作中不断提高自身的责任心,从而更好地对现有的人力资源进行开发和利用,为档案信息化工作的开展注入强劲的活力。

  三、总结

  在信息化环境下,房屋建筑档案工作的不足主要体现在重视程度、理念转变、设备设施、安全威胁、应用能力、收集手段等方面。在信息化环境下的档案工作全面改革中,应对档案管理模式、信息处理设施设备、档案信息化安全管理、档案管理人员的信息化手段等进行全方位的改革。在持续深化改革过程中,应持续深化档案管理人员的政治素质修养、工作作风、业务技能水平和档案信息化管理法制、档案管理系统的安全防御能力、档案开发利用的人力资源保障等,才能更好地适应未来发展的需要。

  参考文献:

  [1]欧阳剑.刍议建筑安装工程档案信息化管理现状与优化控制[J].中国管理信息化.2017(05)

  [2]李宏娜.探析档案信息管理与知识管理之融合[J].黑龙江科技信息.2017(02)

  [3]谭丽嘉.档案数字化建设中若干问题的研究[J].黑龙江科技信息.2017(02)

  [4]娟.解读大数据时代下档案管理的价值提升[J].李人力资源管理.2017(12)

  [5]刘影,陈松嶂.浅谈大数据时代的档案管理工作[J].科技视界.2015(22)

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