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档案全过程安全管理中的风险控制探讨

发布时间:2018-07-25 14:54所属分类:管理论文浏览:1

摘要:传统档案管理工作不利于保证档案的完整性和保密性,而全过程安全管理的实施,能够有效弥补传统档案管理工作的缺陷。鉴于此,首先对档案全过程管理及其安全风险隐患进行了简要分析并探讨了档案全过程安全管理的具体措施,最后分析了档案安全风险控制的

  摘要:传统档案管理工作不利于保证档案的完整性和保密性,而全过程安全管理的实施,能够有效弥补传统档案管理工作的缺陷。鉴于此,首先对档案全过程管理及其安全风险隐患进行了简要分析并探讨了档案全过程安全管理的具体措施,最后分析了档案安全风险控制的实施,以供参考。

  关键词:档案,全过程,安全管理,风险控制

档案管理

  1档案全过程管理及其安全风险隐患

  1.1档案全过程管理

  档案前端管理、库房保管、后程监管等是档案全过程管理的三个阶段。同传统档案管理工作相比,优势在于:

  (1)有助于拓展档案工作环境。加大了对档案库房内和库房外的安全管理力度,能够确保档案在任何使用环境下都免受破坏和影响;(2)有助于延伸档案工作业态。通过全过程管理,可以对收集、管理和应用等档案的每一个工作业态进行全面监督和管理,其中包括档案展览陈列、开发利用和编研等环节,降低了安全事故发生的概率;(3)有助于提升档案工作目标。要想从根本上提升档案管理安全性,不仅应采取有效措施避免档案丢失、损坏等我那天,还应对各种潜在的因素和风险进行控制和消除,努力营建一个无害和安全的档案管理环境,这就要从档案管理的每一个环节入手,实施全过程管理。

  1.2档案全过程管理中的风险因素

  第一,在未严格遵守相关规范和标准的基础上实施接收、征集档案的工作,导致严重的工作失误,破坏档案的完整性;第二,不合理保管档案,加剧了档案的自然老化程度。如受空气污染、强光照射等自然因素的影响,档案很容易发生腐蚀、字迹变色等问题;第三,不合理档案利用,会导致档案发生缺失现象,部分信息失真,档案内容秩序被打乱等;第四,档案管理人员出于个人利益泄漏档案内容;第五,档案备份修复、保密和保护措施不合理,导致档案缺失。

  2档案全过程安全管理的措施

  2.1档案前端控制安全管理措施

  2.1.1档案接收环节的安全保护措施

  档案接收过程中,通过加大管理和保护力度,能够为档案后期的保存和利用提供保障。首先,完善质量检查验收制度,针对即将接收的档案进行全面质量检查,只有符合安全要求的档案才能够接收进馆;其次,加大档案验收检查力度。严格遵守先消毒、后入库的档案灭菌消毒处理原则;再次,通过检查的档案在接收入馆时应包含具体的卷内文件目录、案卷目录和检索工具等内容。

  2.1.2档案征集环节的安全保护措施

  首先,制定并落实完善的档案征集安全管理制度;其次,进馆前应指派专门的工作人员对档案进行护送、运输和包装,确保档案的安全性;再次,征集档案以后应立即展开归档和移交工作。

  2.1.3整理档案环节的安全保护措施

  首先,在对档案进行准确分类的基础上,确保档案拥有清晰的目录、规范的填写模式和整齐的装订,严格遵守有关规范保证档案拥有完整的内容和目录;其次,整理归档的过程中,应对档案原件进行妥善处理,逐一进行归档;再次,加大该环节档案保护力度,将各种添加物、文件装订物等具有破坏性的因素全面消除;第四,对具有潜在危害性的档案进行单独立卷处理;第五,加大突发事件防范力度。

  2.2档案库房保管安全管理措施

  2.2.1完善安全设施建设

  完善的档案保管设施是提升档案库房保管安全性的基础。新时期,档案库房保管安全管理工作中,应积极引进相应的安全监控系统,并合理采用库房消防设备,提升档案数字信息安全设施完善性。

  2.2.2加强库房保管安全建设

  针对档案库房保管工作构建完善的管理制度,为工作人员高效展开库房安全管理工作提供依据,这一管理制度中,应重点包含以下内容:(1)档案实体信息安全内容;(2)包含管理规范内容;(3)包含岗位责任制内容。

  2.3库外后程监管安全管理措施

  第一,档案利用中的安全管理。在利用档案的过程中,可以通过登记、监控等方式,避免档案发生损坏和丢失的现象。在这一过程中可以有效避免档案复制、摘抄、裁剪等问题。第二,档案编研时的安全保护。必须在严格遵守有关规章制度和技术规范的基础上进行档案的编研,同时还应采取有效的管理措施,严禁损毁和档案过度使用现象的发生。第三,为了提升档案利用的便捷性,在实际展开编研工作的过程中,应尽量采取复制件和数字等形式,避免过度重复使用原件而造成不必要的档案损坏现象。第四,档案展览中的安全管理。档案展览过程中,不仅展览的形式多样化,同时档案也需要面对各种各样的接触对象,因此档案发生损坏的概率会明显增加。在这一过程中实施安全管理,首先应设置完善的安全保护设备,同时还应避免展览环境发生过大的变化等。

  3档案安全风险控制的实施

  3.1风险控制方式

  在档案管理工作中,为了保证档案长期处于安全的环境下,突显出档案的重要性,积极采取档案全过程管理风险控制措施势在必行。档案安全风险控制指标为评估指标,能够有效判别档案安全事故的发生和后果。其中量化风险控制指标可以对档案安全风险隐患进行有效区分,更能够对风险发生的危害性做出分析,将这一危害的发展方向以及避免方法预判出来。

  3.2风险控制指标的制定

  应从国家档案安全管理、单位自身系统建设现状、档案管理工作需求等角度出发制定档案全过程安全管理风险控制指标,努力将档案安全风险发生的概率降到最低,并对档案管理风险考核的内容、依据和标准进行分析。设定三级指标作为全过程档案安全管理的风险控制指标,其中应包含档案的风险控制与安全防护,能够对每一环节的档案信息安全性和管理措施进行明确规定。

  档案全过程管理中的风险控制、隐患消除以及安全防护等内容应包含于档案安全风险控制指标中。档案在保管以及利用过程中的安全性是这一指标的核心;档案前端和后端管理、档案管理库房设施等是风险控制工作的注意范围。档案整体安全性是风险控制指标设计的基础,应在综合考虑控制风险效果、保护措施以及时间周期等因素的角度出发提升该指标的合理性,努力实现档案的安全管理,在实时监控档案安全状态的基础上,对档案的安全性做出判断,最终对档案风险控制指标实施效果进行评估和调整。档案管理部门在日常运行过程中所开展的档案监督和指导工作都应以风险控制指标为依据,也因此这一指标成为了各部门落实档案安全工作的基础。

  3.3方案实施

  第一,在明确档案安全风险控制指标的基础上,应由专业的组织机构落实档案安全监管工作。只有这样才能够在档案全过程安全管理工作中,更加有针对性的实施风险控制工作,更能够高效利用有关评价机制,将风险指标的价值更加充分的发挥出来。第二,在实施风险控制指标的过程中,必须加大管理力度,努力对各个风险控制阶段的操作规程进行规范化控制,如风险分析、风险识别以及风险处理等阶段。第三,评估风险控制指标应用效果。在这一过程中,应由专家、员工等共同展开指标评估工作,确保所应用的风险控制指标能够促使档案管理行业领域获得更多的社会和经济效益。

  4结束语

  综上所述,档案全过程安全管理工作质量直接关系到档案的真实性、完善性以及保密性,对各个领域的长期发展具有直接影响。全过程安全管理弥补了传统档案管理工作中的不足,但是全过程档案管理工作中的风险也是不容忽视的,因此有关部门应采取有效措施加大档案全过程安全管理风险控制力度,不断提升我国档案管理工作整体水平。

  参考文献

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  [2]符昌慧.浅论网络环境下档案信息安全管理[J].档案与建设,2017,(5):38-39,14.

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  [4]罗金光.从风险管理视角透视电子档案安全管理[J].兰台世界,2015,(26):95-96.

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