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计算机技术在档案管理中的应用优势与注意问题

发布时间:2018-06-23 15:06所属分类:管理论文浏览:1

应用计算机技术管理档案信息,能保证档案信息的齐全性和时效性,保证档案信息资源共享,要创建数据库,保证档案信息资源的安全性,规范档案信息数据库的建设和管理。在此过程中,要不断更新硬软件设备,继续做好传统档案管理工作;要建立健全相关管理制度,提

  应用计算机技术管理档案信息,能保证档案信息的齐全性和时效性,保证档案信息资源共享,要创建数据库,保证档案信息资源的安全性,规范档案信息数据库的建设和管理。在此过程中,要不断更新硬软件设备,继续做好传统档案管理工作;要建立健全相关管理制度,提高安全意识确保档案信息安全,要不断提高档案管理人员的整体素质和档案信息的利用率,有效提高管理效率和数据准确性,为经济社会发展提供强有力的支撑。

  【关键词】计算机技术,档案管理,信息化

档案管理

  1引言

  在档案管理过程中,基层单位多数采用封闭式管理模式,以保管为目的、以案卷不丢失为原则。将计算机技术和档案信息资源进行有机融合,可以提高管理技术和使用率。利用计算机技术管理档案不仅能检索和统计档案信息,而且可以整理、组卷、编制各种目录和档案信息;在整理档案时,将查找的文件转换为按类目系统编制的代码,只要将主题词输入计算机能很快能得出结果,有效提高管理效率和数据准确性,为经济社会发展提供强有力的支撑。

  2计算机技术应用于档案管理的优势

  2.1保证档案信息的齐全性和时效性

  将计算机技术应用于档案管理,非常方便收集档案信息,同时完成核对档案信息的作用。档案室可通过互联网或局域网定期采集各部门文件资料进行归档,各部门也可以将重要的电子文件通过网络发送给档案室,能有效保证档案信息的齐全性。档案室一般收集保存上一年度档案,档案信息总是处于滞后状态。将计算机技术应用于档案管理中,档案室通过网络能在最短时间内或按照要求收集到最新的档案信息,时效性得到充分保证。

  2.2保证档案信息资源共享

  各部门可应用计算机网络提供己开放的档案信息资源。应设置检索档案信息入口,方便需求者查询和利用。档案管理者可利用计算机技术完成档案信息的提取和存储工作,人力物力时间可得到减低,更能提高档案管理水平和工作效率。

  3利用计算机技术管理档案信息的基本要求

  3.1创建数据库

  数据库是依照数据结构和信息的分类来存储,组织和管理数据的电子仓库,是需求者利用各种档案信息数据的重要方式。档案管理的核心是开发和建立档案数据库,同时应不断完善和设计相配套的程序,修改并检索原有数据,管理和共享大量档案信息,只有这样才能实现规范化、数字化和网络化管理档案信息。

  3.2保证档案信息资源的安全性

  保密及其安全性是档案管理的一个基本要求。档案能真实客观记录各单位重要文件和信息,必须采取相应措施保守涉及不能公开事项之秘密,避免产生不必要的损失。这要求我们必须建立健全并完善相关管理制度,明确安全保密要求,保证档案秘密信息的安全性。

  要安装防火墙、设置相关用户登录密码于涉密档案计算机,同时应为不同的用户设置身份认证和使用权限等关键措施,应升级防病毒软件并及时下载安装漏洞补丁,解决电磁泄露问题;禁止有涉密档案信息的计算机链接互联网;禁止无权限管理者或需求者访问有涉密档案信息的计算机,存储和处理涉密档案信息不得在非涉密计算机完成。务必要物理隔离互联网和局域网,禁止用互联网传输涉密档案信息。要按照规定管理和培训使用涉密计算机的档案管理人员。

  3.3规范档案信息数据库的建设和管理

  在建立档案信息数据库后,要强化规范建设和管理。不同数据库存在一定缺失和漏洞,可能出现泄密等不同的问题。因此,必须加强并进一步健全和完善档案信息管理。为避免档案信息泄露,必须不断提高和完善档案管理安全机制;要根据科技发展水平,不断扩大档案信息数据库,研制新的管理软件和程序,使之顺应时代发展的需要。

  4利用计算机技术管理档案应注意的问题

  4.1不断更新硬软件设备,继续做好传统档案管理工作

  要投入足够的经费,购置并不断更新配置性能优良的档案管理硬软件设备,满足档案管理及其信息化需求。要进一步加大计算机储存容量,进一步利用计算机技术管理与开发档案信息,为经济社会发展提供客观依据。

  利用计算机技术尚不能解决传统档案管理中存在的所有问题,还可能出现一些新的问题,在应用过程中要不断解决存在的各种问题。为了限制电子档案信息的局限性并发挥其应有作用,必须保证档案信息准确性,要利用计算技术建立纽带,以影像和文本方式共同存在,双套制管理电子档案和纸质载体,保证顺利开展档案信息化建设。

  4.2建立健全相关管理制度

  在利用计算机技术进行档案管理过程中,要不断更新和完善原有制度,要推陈出新,及时建立健全完善档案信息管理制度,确保规范管理。档案管理制度内容包括收集和归档制度,利用和保管制度,制订保管期限、归档范围等规定,建立健全档案动态管理制度,规范化流程化管理档案信息。在收集档案信息时,要注意完整性与及时性,保证档案信息的查准率;在各个管理环节中,档案信息要及时主动补充更新,严防和保证档案信息涉密和安全性,切实发挥管理制度的应有作用。

  4.3提高安全意识,保障档案信息安全

  在档案管理时,要配置高性能保障网络安全软件,严格界定各种档案信息资料密级,要正确运用计算机技术加密功能,区别加密数据库数据,处理好档案信息的保密与合理利用的关系。

  为避免和防止病毒侵蚀档案信息,有效抵制内外攻击,要利用计算机技术设计杀毒软件,为档案管理系统设置入侵检测、漏洞扫描技术和二级防火墙,同时通过防火墙日志实时监控和掌握系统安全相关问题,及时发现并采取相应措施解决问题。要将档案管理系统分为隔离、内网和外网等不同性质的区域,严格端口和服务限制。防火墙可隔离移动网络接入点,扫描所有进入系统内部的信息,一旦出现危险操作,可及时发现并作出相应应对策略,有效阻止各种欺骗性攻击,保证系统安全运行。

  4.4不断提高管理人员整体素质

  档案管理系统的数据处理和运算能力较强,不仅提高工作效率,更为管理者和需求者提供了先进科学的管理手段和检索方法。这要求档案管理人员应不断提高自身和整体素质,掌握并熟练应用档案现代化管理设备和技术,将掌握的理论知识运用到档案管理的具体实践之中。同时,管理人员必热爱具有强烈的事业心和职业道德,不断提高档案管理业务能力和档案信息化水平,成为将管理和技术融为一体的适应科技发展的档案管理者群体。这要求档案管理人员要通过各种形式利用一切机会不断提高自己的计算机技术能力和水平,不断提高自己的管理水平和为经济社会发展做贡献的责任意识,遵法守纪,充分利用计算机技术来管理和处理档案信息,形成良好的档案管理体系。

  4.5提高档案信息的利用率

  利用计算机技术整理和编研档案信息,可系统化和优化档案信息,缩短整理和编研档案周期,满足不同需求者的利用要求,为经济社会发展提供客观准确的档案信息,保证决策的科学性及时性和准确性。位保证需求者索取档案信息,以局域网为主的档案管理系统应建立查询子系统,引导其按权限浏览和查询相关的数字化档案信息。要根据不同用户的权限,通过局域网为各业务部门传输和共享档案信息,不断提高数据准确性,不断提高管理和工作效率。

  【参考文献】

  [1]曹湛芳.计算机档案管理的初步研究【J].兰台世界,2013(20):72-73.

  【2】吕峰.信息化时代提高档案管理队伍素质的思考 [J].兰台世界,2016(13):60-61.

  【3】樊莉丽.计算机技术在档案管理中的运用【J].中国管理信息化,2014(12):46-47.

  档案类论文范文阅读:事业单位档案管理存在的不足及解决方法

  下面文章主要分析事业单位档案管理中存在的问题,例如事业单位档案管理存在投入力度不足、基础业务较薄弱、工作环境简陋安全性差、档案管理队伍素质不高等,并针对这些问题提出了相应的解决方法,从而提高工作效率与质量,推进档案管理工作稳定运行,提高档案管理水平,实现事业单位经济利益和社会效益的最大化。

  【关键词】档案管理,事业单位,存在问题,解决方法

  

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