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信息时代档案管理工作创新思考

发布时间:2018-06-29 15:29所属分类:管理论文浏览:1

档案作为国家重要的信息资源,在现代信息背景下也起到了重要的作用,而各个单位的档案管理工作也迎来了机遇与挑战,下面文章就是分析了档案管理工作中管用关系价值,以及档案管理工作如何创新,从而更好的完善档案建设工作。 关键词:档案管理,管用关系,信息

  档案作为国家重要的信息资源,在现代信息背景下也起到了重要的作用,而各个单位的档案管理工作也迎来了机遇与挑战,下面文章就是分析了档案管理工作中管用关系价值,以及档案管理工作如何创新,从而更好的完善档案建设工作。

  关键词:档案管理,管用关系,信息化

档案管理

  一、管用关系价值选择分析

  档案管理工作须处理的一个重要关系,即“管用关系”。目前,档案管理价值取向上仍倾向于“重管理轻利用”,在管利关系上尚未达成平衡点。

  档案管理的工作须把握好工作目的,管理与利用均为档案管理工作目的,而便于利用却是档案管理工作最重要目的。然而,实践中一些档案管理实务部门却过于重视档案管理而忽视档案利用。这种现状与历史上的档案管理传统有关,我国古代,在文件复制、保护领域科技水平低下,且由于档案文件唯一性特点,使档案管理者较多关注文献保管工作。而当今社会文献复制、传播技术先进,档案利用成为档案管理工作的重点。

  目前档案管理为两个领域服务,一个是社会公共事务,另一个为机关单位等机构内部事务,前者涉及公众对有关信息的查阅权、相关信息的知情权,档案工作为社会公共事务服务,关系到社会公民的利益;后者涉及企业内部信息管理工作。在管用关系上,机关内部档案管理曾适用文档连锁制来提高档案的利用价值,伴随着企业内部员工权利的明确,政府机关开展的信息公开工作,档案的利用价值必是档案管理工作的重点考察对象。

  档案的利用,既涵盖档案价值层面的利用价值,亦涉及利用层面的利用范围,如档案利用主体范围,档案利用领域。档案利用主体范围,也叫做档案利用者;档案利用领域,即实现档案价值、功能的社会领域,诸如政治、经济、文化、社会等领域;档案的利用主体和利用领域构成了档案的利用范围。[1]

  档案自身无利用范围可言,任何主体均可利用,而档案注入社会因素之后档案的利用范围,则由对档案享有控制权的社会主体来决定,选择的过程必然涉及价值选择,即档案利用的价值选择问题。价值取向影响管用关系的平衡,同时,价值取向不仅影响机关内部的内部需要,而且可作为机关内部联系社会外部需求的重要参考。因此,档案管理工作应做好价值范式转化,适应新时代背景下对档案利用价值的需求,注重人民群众对档案信息的需求,注意满足政府信息公开化要求,注意满足社会对档案信息需求,

  二、档案管理信息化创新思考

  随着计算机技术发展,各行各领域均在适应信息化要求,档案管理领域亦是如此,檔案管理已打破传统单一人工工作模式,注入信息时代新元素,享受着信息化带来的便捷、容量大、可利用等优势。然而,档案管理信息化过程中仍存在一些问题,比如,普及范围不够彻底,就目前档案管理实践来看,机关事业单位、大企业信息化水平较高,而一些中小企业因对档案工作未给予重视,加上缺乏专门档案管理技术人员、基础档案管理设备,导致其在实践档案管理过程中处于半传统、半信息化的比较落后阶段。

  其次,档案资源的信息管理未实现专业性、科学化分类,大量档案资料被录入信息系统,因缺乏明晰的分类依据,导致档案资料混为一谈,待到利用需要之时却无法在短时间内寻找到高效目标资源;同时,各企业之间信息共享性差,目前很多企业的档案管理设备由不少单位负责完成,导致不同设备之间数据达不到共享,制约了档案管理工作效率,企业自身对档案管理工作缺乏长远规划。[2]

  为满足档案管理信息化的新要求,首先,须从思想上认识到档案信息科学化的紧迫性,信息化管理手段具有共享性强、容量大、速度快、较小的空间占用率等优势,且计算机本身具有查询、共享、修改等管理功能,便于快捷高效地开展档案管理工作;其次,创新信息化技术手段,当前社会,信息化已是社会各行各业发展的趋势,亦为当前我国档案管理工作的快速发展提供契机,计算机自身的储存、传播等功能,对档案资料的收集、储存与管理利用提供了基础条件,便于档案管理工作人员开展工作,把大量工作人员从繁重的手工劳动中解放出来。

  因此,我们必须充分利用计算机技术来提高档案管理水平,从档案信息数据库的建立、各区域联网共享系统以及建立专门 档案管理网站以实现信息公开等手段创新档案管理工作,同时,基于档案资料面临保密性、统一监管的困难性等信息化带来的挑战,亦应做好档案的保密工作,并加强对档案的统一监管。[3]

  三、新时期档案干部建设工作的思考

  一只高素质的档案管理干部队伍,是档案管理工作的基础,建设高素质的档案管理干部队伍是发挥人的主观能动性在档案管理工作中的重要保证。反观当下,不难发现档案管理干部建设仍存在不少问题,主要表现为以下几个方面:

  档案管理人员缺乏长期性工作,大部分人身兼数职,职务变动频繁,单位领导对档案管理工作不受重视,职员来回调动使得档案管理人员业务水平提高受限;其次,档案管理干部人员缺乏专门的系统性培训,相关专业知识积累较少,工作重点往往倾向于档案的管理工作而忽视业务知识能力的学习,加上档案管理工作比较枯燥,工作人员缺乏兴趣的前提上易磨损其创新意识,阻碍其自身追求进步的的主动性;最后,由于档案管理人员整体素质偏低,又缺乏相应激励机制,使本身缺乏工作热情的职员更倾向于安于现状。[4]

  档案管理干部建设应以能力为核心,建立富有创新力的干部队伍。首先,教育为本,通过开展系列专题学习,举办培训班等形式,提高职员的管理业务素质,从业务处理的知识水平出发提高业务知识素质;加快急需紧缺人才的培养。其次,培养专业人才,档案管理工作对计算机技术提出了新要求,因此应通过抓学习、重培养的方式,提升档案管理工作人员的专业素质。最后,发挥制度优势,通过制度创新相结合的方式提高业务能力,比如改革档案干部考核评价机制,创新激励机制,档案工作责任制,人事制度改革等措施全面促进档案管理的制度化、专业化。[5]

  [参考文献]

  [1]张莉.档案管理:价值转向与范式转换[J].档案学研究,2008(04):11-14.

  [2]蓝皑珠.档案管理信息化工作创新研究[J].中国科教创新导刊,2011(23):230.

  [3]韩晓梅.信息化背景下档案工作者的素质培养[J].林区教学,2013(04):123-124.

  [4]赖永玲.新时期档案干部队伍建设中存在问题的思考[J].中国科教创新导刊,2012(11):219.

  [5]王萍.我国档案管理体制改革的要点与难点分析[J].办公室业务,2014(21):58-59.

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